مدیریت پروژه چیست؟ کارکرد آن در تیم چگونه است؟

رشته مدیریت پروژه در واقع مجموعه‌ای از مهارت‌ها،ابزارها، دانش، تکنیک‌ها، آموخته‌ها، بینش‌ها و مشاهداتی است که تقریباً از هر صنعت و حرفه‌ای به دست آمده است. مدیران پروژه مهارت‌های مورد استفاده در ارتباطات، مدیریت مالی، حل تعارض، مذاکره، برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و بسیاری چیزهای دیگر را توسعه می‌دهند. مبنای عظیمی از دانش در دسترس مدیران پروژه است. این مبنای اطلاعات چنان بزرگ است که گنجاندن تمام عناصر مدیریت پروژه در ۱ مطلب ناممکن است. مدیران پروژه در برنامه‌ریزی راهبردی، بهبود حوادث ناگوار، تحقیق، فناوری سبز، فناوری اطلاعات، ساخت‌وساز و تقریباً هر چیزی که شامل افراد و برنامه‌ها می‌گردد وارد می‌شوند.

در ادامه به توصیف مختصری از حوزه‌های دانش مدیریت پروژه و فرآیندهای مدیریت پروژه و اجزای آن پرداخته می‌شود. اطمینان می‌دهیم در صورتی که تا پایان این مطلب، همراه ما باشید، دیدگاه و رویکرد کلی بسیار مناسبی از مدیریت پروژه و چیزهایی که متعلق به آن است را کسب خواهید کرد.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه و توصیف مختصری از آن‌ها

مدیریت یکپارچگی (integration management)

این حوزه دانش بر نقش مدیریت پروژه، یعنی هماهنگی و پیوند زدن همه اجزا و یا دستاوردهای پروژه به هم تأکید می‌کند. یک مدیر پروژه، در واقع، سیمانِ درون ملات پروژه است!

مدیریت محدود (scope management)

تعریف و تعیین اینکه چه کاری می‌بایست انجام شود؟ این امر موارد زیر را شامل می‌شود:

• مشخص کردن اهداف تعریف‌شده پروژه به طور واضح
• تعریف دستاوردهای اصلی پروژه و کنترل تغییرات این دستاوردها
• مدیریت محدود ایجاد ساختار شکست کار را نیز دربرمی‌گیرد تا پیچیدگی پروژه درک شود . (هدف از انجام ساختار شکست کار، شکست عناصر اصلی پروژه بدین منظور که برنامه‌ریزی را بهبود ‌دهد و به کنترل کلی پروژه کمک رساند)

مدیریت زمان (time management)

زمان پروژه بیشتر از طریق این موارد تعریف می‌شود: تلیسه فعالیت، تعیین توالی فعالیت‌ها، برآورد مدیریت زمان فعالیت‌ها، تعیین مسیر بحرانی، تکوین زمان‌بندی و مدیریتِ اثربخشِ زمان‌بندی و موضوعات مربوط به زمان.

مدیریت هزینه (cost management)

این حوزه برآورد تمامی هزینه‌های بودجه، بودجه بندی هزینه در طول زمان و کنترل هزینه‌ها در سراسر چرخه حیات پروژه را شامل می‌شود

مدیریت کیفیت (quality management)

این حوزه این موارد را در بر می‌گیرد:

• تهیه برنامه به منظور حصول اطمینان از تحقق الزامات
• استقرار یک خطی مشی کیفیت
• درک اصول کیفیت که به وسیله صاحب‌نظران کیفیت معرفی شده‌اند
• توسعه فرایندهای تضمین کیفیت و کنترل کیفیت تمامی دستاوردهای پروژه

مدیریت منابع انسانی (human resources management)

این حوزه شامل این موارد است:

• شناسای ذی‌نفعان (stakeholders) پروژه
• توسعه تیم پروژه
• انگیزش دادن به طور تیم
• درک سبک‌های مدیریت و ساختار سازمانی (organizational structure)

مدیریت ارتباطات (communication management)

این حوزه موارد زیر را شامل می‌شود:

• برنامه‌ریزی و توزیع اطلاعات، به طور صحیح و برای ذی‌نفعان مناسب
• گزارش دهی عملکرد
• مدیریت ذی‌نفعان و توسعه فرایندهایی به منظور تضمین انتقال اثربخشِ اطلاعات
• مدیریت ارتباطات
• توسعه و درک مدل فرستنده-گیرنده‌ی ارتباطات (انتقال پیام‌ها، انحراف احتمالی پیام و حلقه های باز خورد)

مدیریت ریسک (risk management)

این حوزه این موارد را در بر می‌گیرد:

• شناسای رویدادهای دارای ریسک بالقوه در پروژه
• کاربرد تحلیل کیفی یا تحلیل کمّی برای اولویت‌بندی ریسک های بالقوه (تحلیل کیفی همچون رأی و تجربه صاحب‌نظر و همچنین تحلیل کمّی همچون بکاربردن مدل‌های ریاضی و شبیه‌سازی‌های رایانه‌ای)
• واکنش به وضعیت‌های دارای ریسک و توسعه فرایندهای نظارت و کنترل ریسک

مدیریت تدارکات (procurement management)

این حوزه شامل این موارد است:

• تعیین اینکه کدام کالاها و خدمات می‌بایست خریداری شود یا اینکه به صورت داخلی به وسیله سازمان توسعه یابد
• برنامه‌ریزی خریدها و تهیه مستندات تدارکات نظیر درخواست‌های طرح پیشنهادی

این حوزه این موارد را نیز دربرمی‌گیرد:

• تعیین انواع مناسب پیمان
• مذاکره در مورد مفاد پیمان
• انتخاب فروشندگان
• مدیریت پیمان تا مرحله اجرا و سپس مدیریت خاتمه پروژه و خاتمه پیمان

مدل سازی مدیریت پروژه

اگر بخواهیم کلیه فعالیت‌هایی را که در مدیریت پروژه انجام می گیرد را مدل‌سازی کنیم، می‌توانیم آن را در ۳ بخش اصلی: ورودی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها و خروجی‌ها تقسیم‌بندی کنیم به طوری که:

ورودی‌ها (inputs)

برای تمام اهداف عملی، ورودی‌ها معمولاً یک سری «شی یا چیز» هستند. آنها عموماً دستاورد هستند (یعنی خروجی‌های قابل تحویل یا کار ملموس دارند) و در موارد بسیار، خروجی‌های دیگر شاخه‌های کسب و کار یا دیگر فرآیندهای مدیریت پروژه می‌باشند. به عنوان مثال موارد زیر را می‌توان به عنوان ورودی‌های یک پروژه در نظر گرفت:

• عوامل محیطی سازمان
• دارایی‌های فرآیندی سازمان
• منشور پروژه
• بیانیه مقدماتی
• برنامه مدیریت پروژه

ابزارها و تکنیک‌ها (tools and techniques)

اقدامات ویژه و اقلام و پشتیبانی هستند که به ما اجازه می‌دهند ورودی‌های شناسایی‌شده مورد نیاز، برای تحقق نیازهای پروژه راه به‌کار گیریم. برای توضیح بیشتر ابزارها و تکنیک ها، یعنی اجزای فرآیند، باید عنوان کنیم که یک شباهت ساده این است که این ابزارها و تکنیک ها، چیزهایی هستند که شما می توانید در جعبه ابزار مدیر پروژه بیابید. با کمک این مجموعه توانمند سازها می‌توانیم به درستی ورودی ها را به خروجی‌های مفیدی مبدل سازیم. باید اضافه کنیم که رای صاحب نظر ، الگوها، فرم‌ها و استانداردها، از مهم‌ترین تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه هستند.

خروجی‌های پروژه (outputs)

نتایجی که با استفاده از ابزارها و تکنیک ها تولید می شود، خروجی‌های پروژه می‌باشند. خروجی ها تبدیل به اقلام ملموس یا دستاوردهایی می‌شوند که به عنوان ورودی فرایند دیگری مورد استفاده قرار می‌گیرند یا برای انتقال به مشتری یا ذی‌نفع و استفاده او، نهایی می‌شوند.

ذکر این نکته حائز اهمیت است که یک فرآیند پروژه از هنگام ورود تا زمان تحویل خروجی آن را یک مدل مشتری-تأمین‌کننده می گویند. و در اکثر پروژه ها، پروژه اصلی به تعدادی پروژه کوچکتر تقسیم می شود که در آنها، تأمین کننده ما‌، ورودی سیستم پروژه است و مشتری ما شخص و یا فرآیندی است که خروجی‌های ما را تحویل می‌گیرد. حال در چرخه حیات پروژه، ممکن است مشتری در واقع تأمین‌کننده فرآیند دیگری باشد. در این مدل، خروجی‌های یک فرایندِ پروژه، ورودی‌های فرآیند پروژه دیگری است که به وسیله افراد منتقل می‌شود. جالب است بدانید که ۹۰% مشکلات پروژه به وسیله افرادی ایجاد می‌شود بود و مواد، ماشین‌آلات و تجهیزات است.

پیشنهاد می کنیم که برای تعامل بهتر مشتری با تأمین‌کننده موارد زیر را رعایت کنید :

• انتظارات را تعیین کنید
• دستاوردها را تعریف کنید
• معیارهای پذیرش را مشخص و در مورد آنها توافق کلی

فرآیندهای مدیریت پروژه

آغازین (initiating)

هدف پروژه تعریف می‌شود، پروژه تصویب می‌شود، مدیران پروژه انتخاب می‌گردند و تیم‌های پروژه شکل می‌گیرند

برنامه‌ریزی (planning)

اهداف پروژه تعیین گردیده و توسعه می‌یابد. محدوده پروژه با تفصیل بیشتری تعریف می‌شود. زمان‌بندی‌ها توسعه می‌یابند. برنامه‌های تدارکاتی تعریف می‌شوند. ریسک‌ها شناسایی می‌شوند و برنامه ارتباطات مورد توافق قرار می‌گیرد.

اجرایی

کارِ تعریف شده در برنامه پروژه آغاز می‌شود. مدیر پروژه فعالیت‌ها را هماهنگ می‌کند.به منابع و پیمانکاران جزء (subcontractors) را مدیریت می نماید، تدارکِ کالاها و خدمات را انجام می‌دهد و بر پروژه و عملکرد تیم نظارت می‌کند

نظارت و کنترل (monitoring and controlling)

تیم و مدیر پروژه بر کار نظارت می‌کنند، نتایج را تحلیل، مغایرت‌ها را شناسایی و راه‌حل‌ها را تعیین می‌کنند و هرگاه ضروری بود اقدامات اصلاحی را اجرا می‌کنند.

فرایند اختتامی (closing)

هنگامی که هر مرحله پروژه تکمیل می‌شود، فرایند اختتامی به کار گرفته می‌شود، تا اطمینان حاصل شود که همه دستاوردها در جهت رضایت کارفرما و دیگر ذی‌نفعان کامل شده است. در زمان اتمام پروژه تحلیل عملکردِ پروژه انجام می‌شود تا تضمین کند که همه الزاماتِ پیمانیِ تحقق یافته، کلیه دستور کارها تکمیل‌شده و تمام آموخته‌ها برای استفاده در پروژه‌های آتی مستند شده است. فرایند اختتامی، پذیرشِ رسمی دستاوردهای پروژه بود نهایی شدن کلیه فعالیت‌های پروژه را تضمین می‌کند. خاتمه موفقیت‌آمیز پروژه باید به گونه‌ای از رویداد تشویقی را نیز برای تیم پروژه به همراه داشته باشد. تشویق به نوعی برای حفظ وفاداری تیم ضروری است. مدیران پروژه در بسیاری از سازمان‌ها با اعضای تیم یکسانی روی پروژه های مختلف کار می‌کنند و رابطه خود با اعضای تیم کمک خواهد کرد تا تعارض به حداقل برسد. همچنین این امر به تأثیرگذاری بر اعضای تیم و انگیزش دادن به آنها در سراسر چرخه حیات پروژه یاری خواهد رساند.

به همه مدیران تیم‌ها به صاحبان کسب و کارهای کوچک پیشنهاد می‌کنیم که در زمان شروع هر پروژه‌ای این سؤالات را از خود بپرسند و چه بهتر است که این سؤالات را با همفکریِ سایر اعضای تیم پاسخ دهند

1. مدیریت محدوده: چه کاری باید انجام شود؟
2. مدیریت زمان: چه زمانی می‌بایست انجام شود؟
3. مدیریت هزینه: چه میزان هزینه در برخواهد داشت؟
4. مدیریت کیفیت: تا چه میزان می‌بایست کیفیت داشته باشد؟
5. مدیریت منابع انسانی: چه کسی کار را انجام خواهد داد؟
6. مدیریت ارتباطات: اطلاعات چگونه است چگونه تحویل داده می‌شود؟
7. مدیریت ریسک: با چه مشکلاتی ممکن است روبه‌رو شویم؟
8. مدیریت تدارکات: چه مواد، ملزومات، ظرفیت‌ها و تجهیزاتی باید فراهم شود ؟

در پایان به شمار توصیه می‌کنیم که در زمان تهیه منشور پروژه و یا نوشتن خط‌مشی پروژه و خط قرمزهای آن، سعی کنید اهداف خود را اسمارت (SMART) کنید. قطعاً با اسمارت آشنایی دارید اما برای یادآوری بیشتر این ۵ عامل مؤثر در موفقیت و رسیدن به هدف پروژه را بیان می کنیم:

خاص بودن: آیا هدف برحسب اینکه کدام وضعیت، چه زمانی، چگونه و در کجا تغییر خواهد یافت، واضح و مشخص است؟

قابل اندازه‌گیری بودن: آیا اهداف قابل اندازه‌گیری هستند؟ به عنوان مثال چه میزان افزایش یا کاهش مطلوب می‌باشد؟ چه تعداد اقلام باید تولید شود و و یا چه تعداد افراد آموزش خواهند دید؟

عمل‌گرا بودن: آیا هدف به طور مشخص بیان می‌کند که چه اقداماتی به منظور دستیابی به نتیجه مطلوب مورد نیاز است؟ این حرف در برخی موارد به «قابل دستیابی» نیز ترجمه می‌شود آیا هدف چیزی هست که مجریان بتوانند به آن دست یابند؟

واقع‌بینانه بودن: آیا نتایج مطلوب به گونه‌ای بیان شده‌اند که تیم انگیزش داشته باشد؟ آیا توصیف نتایج مطلوب دقیق هست؟

دارای زمان‌بندی بودن: آیا هدف یک دوره زمانی را که در طی آن تکمیل خواهد شد، منعکس می‌نماید؟ (به عنوان مثال ۳ ماه اول سال یا پایان سال)؟

مقاله تکمیلی (پیشنهاد میکنم مطلب زیر را نیز مطالعه کنید)

نرم افزار مدیریت پروژه که کار شما را در مدیریت پروژه آسان میکند