سه راه برای انگیزه بخشی به تیم

اگر توضیحات مربوط به شغل های مدیریت پروژه را مطالعه کنید به “ترغیب تیم” به عنوان بخشی از مسئولیت ها بر می خورید.  بدون توجه به صنعت و نوع پروژه ای که در ان کار می کنید این مسئله بخشی ماندگار از شغل مدیریت پروژه است، با این وجود بسیاری از مدیران پروژه با چگونگی ترغیب تیم خود دست و پنجه نرم می کنند. در نهایت چگونه می توانید تیم خود را بدون داشتن کنترل کامل روی آنها، مسیرهای شغلی و دیدگاهیشان ترغیب کنید.؟

آسان است، باید بخواهید که این بخش از شغل خود را انجام دهید. خوب ممکن است این کافی نباشد. به این سه پیشنهاد برای ترغیب تیم خود و خلق اتمسفر پروژه ای موفق توجه کنید.

در صورتی که در مورد مدیریت پروژه اطلاعات بیشتر نیاز دارید این مقاله را بخوانید:

مدیریت پروژه چیست؟ کارکرد آن در تیم چگونه است؟

مدیر پروژه “روتین و بی تفاوت” نباشید

بسیاری از مدیران پروژه چندان در لیست کارهایی که باید انجام دهند و برنامه های پروژه گرفتار می شوند که بیشتر تمایل دارند بر روی تاریخ ها، گزارش ها، ساعت ها و بودجه تمرکز کنند. آنها می خواهند بدون توجه به گفتگوها، بحث ها و تغییرات مرتبط،  به یک نقطه عطف دست یابند و کارها را پیش ببرند. قطعا آنها کار خود راانجام می دهند زیرا متعهد هستند که سر رسید کار را در نظر بگیرند اما این دسته از مدیران فراموش می کنند که افراد هستند که کارها را انجام می دهند. شما دسته ای از ربات ها را برای تکمیل یک پروژه کنترل نمی کنید. شما گروهی از افراد با استعداد را رهبری می کنید که خارج از پروژه شما هم زندگی خود را دارند و می خواهند که همراه شما کار خوبی انجام دهند و نه برای شما.

اگر شما یک نفر از اعضای تیم را فرا بخوانید و از او پرسش های بی معنا درباره شیوه کار پروژه بپرسسید و افکار کلی پروژه را نادیده بگیرید او متوجه می شود که شما همراه نیستید و اعتقاد خود را نسبت به شما از دست می دهد. از مهارت های ارتباطی خود به عنوان مدیر پروژه استفاده کرده و با تیم خود ارتباط بر قرار کنید. اگر به طور واقعی با افراد و پروژه خود در سطحی معنادار درگیر شوید متوجه خواهید شد که نه تنها افراد در سطحی جدید با شما ارتباط بر قرار می کنند بلکه با اطلاعات و کار بیشتر به شما اعتماد کرده و می خواهند به شما در انجام پروژه کمک کنند.

تمامی اینها به مهارت های خوب ارتباطی بستگی دارد. اگر از اینکه خودتان باشید آرامش دارید، با دیگران به راحتی ارتباط برقرار می کنید و تمامی زیر و بم های پروژه را درک می کنید، خود را در جایگاهی آرامش بخش خواهید یافت…..و تیم تان انگیزه تولید یک کار فوق العاده در وقت تعیین شده ودر محدوده بودجه پروژه را خواهند داشت.

پس به احساسات تیم و مشکلاتشان بها بدهید.

برخی از پندهای شخصی مربوط به تولید را با تیم خود در میان بگذارید

شاید باورتان نشود اما بسیاری از اعضای تیم شما مانند یک مدیر پروژه فکر نمی کنند! پس چرا به آنها در فهم برخی اصول مدیر پروژه کمک نکنید  و آنها را در اعمال این اصول در روند کاریشان یاری نکنید؟ با چند پند ساده می توانید تیم خود را برای بر آورده کردن اهداف شخصی و پروژه سازماندهی و ترغیب کنید. چند رهنمود سریع که می توانید به اشتراک بگذارید:

. آنها را در تخمین تکالیف پروژه دخالت دهید. به اشتراک گذاشتن ایده های ساده درباره چارچوب کارشان و اینکه چگونه می توانند تکالیفشان را با استفاده از ابزاری ساده مانند ساختار تجزیه کار بشکافند می تواند به میزان فراوانی برای شخصی که مدیر پروژه نیست یاری دهند ه باشد. اولین باری که شاهد این هستید تکالیفشان را به مراحل کوچکتر تقسیم می کنند و زمان تخمینی را به آن اعمال می کنند متوجه می شوید که اتفاقی خوبی در حال وقوع است. سپس فواید اجازه به تیم تان برای تخمین کار از طریق بودجه و زمان تعیین شده را می بینید.

برنامه های کاری داخلی بوجود بیاورید. آسان است: اگر سر رسید تحویل مدرک به مشتری روز شنبه است زمان های مختلفی را برای بررسی تعیین کنید. این کار باعث می شود که از روتین بودن اجتناب کنید و تیم را ترغیب می کند تا کار را زودتر آماده کنند و با تیم به اشتراک گذاشته و بازخوردها را جمع آوری کنند. این روش همچنین باعث می شود که کار نهایی بسیار قوی تر باشد برای اینکه میزانی از همکاری و بازبینی افراد دیگر را در آن دخیل کرده اید.

یک ماتریس RACI (مسئولیت پذیر، پاسخگو، مطلع و دارای مشاوره) را مشخص کنید تا مطمئن شوید همه افراد تیم به طور ۱۰۰% می دانند که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می دهد. ممکن است این کار زمانبر باشد اما ارزشش را دارد. در پایان، در پروژه هایی با ماتریس RACI سردرگمی درباره مالکیت و بازبینی وجود ندارد و همچنین در این شرایط فرهنگ مسئولیت پذیری و ارتباطات باز بوجود می آید.

تنها شما تیم خود را می شناسید پس کاری کنید که فکر می کنید صحیح است و به آنها در بهره وری شخصی و تیمی کمک کنید. فقط از تحمیل کردن چیزی بر تیم یا شخص که درست به نظر نمی رسد اجتناب کنید. حامی باشید و کمک کنید تا تیم بهره وری بیشتری داشته باشد و این به آنها کمک می کند تا به روش هایی برای بر آورده کردن سر رسید و انگیزه بخشیدن برسند.

انگیزه داشته باشید

اگر درباره کار یا پروژه شور و شوق ندارید احتمال اینکه دیگران همه چنین حسی داشته باشند زیاد است. پس چگونه به خودتا انگیزه می دهید؟

انگیزه یعنی احساس کردن. نگاه داشتن دیدگاه مثبت به عنوان یک مدیر پروژه می تواند سخت باشد بویژه اگر در خط مقدم خبر بد و گفتگوهای سخت قرار داشته باشید. بهترین راه برای مثبت بودن در مقابل ناملایمات این است که:

در خبرهای منفی به دنبال جنبه های مثبت باشید (“امید بخش”)

تکالیفتان را در یک لیست انجام بنویسید. تیک زدن آنها می تواند فوق العاده باشد بویژه اگر برای انجام خوب ان به خود پاداش دهید (کسی بستنی می خواد؟)

تکالیف مهم مدیر پروژه را در یک لیست اشتراکی قرار دهید. هیچ چیز مانند کمی فشار از طرف یک همراه انگیزه انجام خوب کار را ایجاد نمی کند.

مسائل منفی خانوادگی را کنار بگذارید و روی کار خود تمرکز کنید.

تمرکز خود را روی اهداف و پیشامدهای شخصی قرار دهید (مانند افزایش حقوق، ترفیع و یا مسافرت؟)

دفتر خاطرات پروژه خود را داشته باشید و به نوشتن یک بلاگ در مورد برخی از یافته های پروژه فکر کنید. هر پروژه کوچک جانبی که تمرکز شما روی کار را حفظ کند می تواند باعث حرکت شما در مسیر درست شود.

فراتر از اینها، این که بخواهید مدیر پروژه ای باشید که تیم تان را به موفقیت هدایت می کنید باید به شما انگیزه بدهد. هیچ چیزی بهتر از به اتمام رساندن یک پروژه و احساس اینکه تمام تلاش خود را برای آن کرده اید نیست. قطعا وقتی در بطن یک پروژه هستید ممکن است سختی هایی وجود داشته باشد اما اگر به افزودن آن پروژه به تجربیاتتان فکر می کنید احساس خوبی خواهید داشت.

مدیر/ترغیب کننده پروژه

در نهایت این شما هستید که مسئول انگیزه داشتن خود و تیم تان برای اتمام موفقیت آمیز پروژه هستید. این کار سختی است اما با شگردهایی در کار و ارتباط می توانید به مثبت ترین فرد تبدیل شوید. امتحان کنید و ببینید آیا انگیزه شما به دیگران سرایت می کند و از احساس خوبی که خواهید داشت یادداشت برداری کنید.

اطلاعات بیشتر؟

۱۰ کلید جادویی مدیریت موثر | تفاوت مدیران خوب و بد و عالی