اگر شما رهبر یا مدیر یک تیم یا یک سازمان بزرگ هستید و یا کارمند یک سازمان و یا یکی از اعضای یک تیم کوچک هستید قطعاً مواردی که در ادامه میآید به شما بسیار کمک خواهد کرد تا به خوبی در جایگاه خود اثر بخش باشید و خود را در شغلتان توسعه و ترفیع دهید. یادتان باشد که آموزش مدیریت و رهبری تنها برای مدیران و رهبران سازمان ها و تیمها نیست و کارمندان نیز به خوبی می توانند برای ترقی و رشد خود، ویژگیهای مدیریت و رهبری را در خود توسعه دهند. پس مواردی که در ادامه می آید را از دست ندهید.
۱- ویژگی های مثبت کارهای همکاران خود را کشف کنید
سعی کنید ۷۰ درصد تمرکز خود را برای کشف ویژگی های مثبت همکارانتان خرج کنید. یک رهبر موفق کسی است که بتوانند مجموعه افراد با استعدادهای مختلف را به خوبی در کنار یکدیگر جمع کند. این کار تنها به توسط شناخت استعدادها و توانمندی های افراد و کارکنان و همینطور سرمایه گذاری بر روی آنها انجام شدنی نیست همواره به خاطر داشته باشید که حتی در زمان انتقاد نیز ابتدا به جنبه های مثبت و ویژگیهای مثبت همکارانتان اشاره کنید و سپس با بررسی نقصان ها به آنها تذکر دهید و در ادامه پیشنهاد بهتری ارائه کنید. اما یادتان باشد این بدان معنا نیست که جنبه های منفی کار را نادیده گرفته و یا به آنها اعتنا نکنید بلکه بدین معناست که رویکرد کلی رهبری و در مرحله پایین تر، مدیریت کردن کارکنان و کارمندان و هم تیمی ها باید بر اساس تاکید بر روی ویژگی های مثبت آنها باشد.
۲- برای مدیریت بهتر پروژه و تیمتان ، ماتریس آیزنهاور را دریابید!
آیزنهاور رییس جمهور بزرگ کشور آمریکا بود که در زمان خودش انقلاب عظیمی در اقتصاد آمریکا ایجاد کرد. رویکرد کلی آیزنهاور مدیریت کارها بر مبنای اهمیت و همینطور ضرورت آنها بود. امروزه این رویکرد، یکی از بهترین و مناسب ترین رویکرد های مدیریت پروژه و رهبری کارهاست.در اینجا به طور خلاصه به آن می پردازیم و نکات ویژه ای را بیان می کنیم تا کارها و پروژه های تیمی خود را بر مبنای ماتریس آیزنهاور مدیریت و اولویت بندی کنید.
آیزنهاور کارها را به دو دسته بر اساس اهمیت و ضرورت طبقه بندی کرد در بخش اول کارهای مهم و غیرمهم و در بخش دوم کارهای ضروری و غیرضروری ایجاد شدند بدیهی است که از تلاقی این دو بخش یک ماتریس ۲*۲ یا در واقع چهار خانه ایجاد می شود که کارها به چهار قسمت زیر طبقه بندی می شوند:
- مهم و ضروری
- مهم و غیر ضروری
- غیر مهم و ضروری
- غیر مهم و غیر ضروری
از طرف دیگر بر اساس تحقیقات دیل کارنگی استاد دانشگاه امریکا بر روی ۵۰۰ نفر از موثرترین و موفق ترین مدیران آمریکا در طول ۵۰ سال گذشته به این نتیجه رسید که تقریباً همه این ۵۰۰ نفر، کارهای مهم و غیر ضروری را در اولویت اول برنامه ریزیهای خود انجام میدادند. با ذکر ۴ مثال به توضیح و تکمیل این چهار دسته کارها می پردازیم.
کارهای مهم و ضروری همچون فعالیت های روزمره برای کسب درآمد است کار کردن یک کارمند و یا یک مکانیک برای به دست آوردن پول و درآمد یک کار مهم و ضروریست. مهم از این بابت است که انسان نیاز به درآمد دارد و داشتن درآمد جزو کارهای مهم افراد در زندگی است؛ از طرف دیگر ضروری است به این خاطر که اگر مدتی به این کار پرداخت نشود و یا فرد دست از کار بکشد، درآمدی ایجاد نمیشود و از گرسنگی به سختی خواهد افتاد. فرد از کسب این درآمد برای زندگی و بقاء خود استفاده می کند.
از طرف دیگر کلیه کارهایی که مربوط به توسعه فرد می شود، در بخش کارهای مهم و غیر ضروی قرار میگیرند. به عنوان مثال کارهایی همچون مطالعه کردن، آموزش دیدن، به سلامتی خود پرداختن، مسواک زدن، به موقع خوابیدن، از مواد بهداشتی و سلامت استفاده کردن، شرکت کردن در کنفرانس ها و کارگاه های آموزشی و سمینار و در کل هرچیزی که مرتبط با توسعه فرد باشد دسته کارهای مهم و غیر ضروری قرار میگیرند. این کارها هرگز ضروری نیستند چرا که میتوان آنها را به زمان دیگری موکول کرد و در واقع فعلا آنها را انجام نداد! و از طرف دیگر کارهای مهم هستند چراکه باعث می شوند در آینده برای ما دستاوردهایی داشته باشد و اتفاقاً این کار مهم ترین کاری بود آن ۵۰۰ نفره موفق و ثروتمند ۵۰ سال آمریکا انجام می دادند.
در دسته دیگر مثلا پرداخت قبض آب و برق یک کار غیر مهم و ضروری است ضروری است از این بابت که اگر پرداخت نشود احتمال می رود آب یا برق قطع شود و از طرف دیگر غیر مهم است به این خاطر که نیازی نیست تمرکز ویژه ای به آن مبذول کرد و حتی میتوان انجام آنرا به افراد دیگری واگذار کرد.
و در آخر نیز به کارهای غیر مهم و غیر ضروری اشاره می کنیم که متاسفانه در بین مردم ایران نیز بسیار روان. استفاده بی جا و بی مورد از شبکه های اجتماعی، گشت و گذارهای بی دلیل در اینترنت و شبکه های پیام رسان، تماشای بی دلیل برنامه های تلویزیونی، دنبالکردن بی هدف و بی نتیجه سریال ها از جمله این کارهاست.
آیزنهاور با تاکید برکارهای غیر مهم و همینطور کارهای غیرمهم کارهای مهم و غیرزنده ضروری باعث شد تا انقلابی در اقتصاد امریکا ایجاد شود نکته جالبی که در مورد این موضوع وجود دارد را در قالب یک مثال برای شما بیان کنیم:
همانطور که گفتیم مسواک زدن از جمله کارهای مهم و غیر ضروری است اتفاقاً با آسانی نیز می توان آن را انجام داد؛ حال اگر به این کار مهم و غیر ضروری پرداخته نشود، ممکن است دندان های ما پوسیده شوند و در یک زمان و به صورت ناگهانی درد دندان ما را بی خواب کند و حاضر باشیم میلیونها تومان پول پرداخت کنیم برای اینکه از شرّ این دندان درد رها شویم. در واقع الان کشیدن دندان برای ما یک کار مهم و ضروری شده است قاعده این است که «اگر امروز به کارهای مهم و غیر ضروری که باعث توسعه ما می شود نپردازیم، در آینده این کارها به ضرورت خواهند داد و باید هزینه های گزافی برای جبران این اهمال کاری بپردازیم»
۳- سعی کنید تعهد به کار، ویژگی اصلی شخصیت شما باشد
کونوسوکه ماتسوشیتا در کتاب “اخلاق مدیریت روشن بین” و یا با نام قبلی “و نه برای لقمه ای نان” می گویند که «رهبران هرگز نباید انسانی کامل باشند چرا که کامل بودن رهبران و مدیران باعث میشود که کارمندان رسیدن به این جایگاه را ناممکن ببینند و انگیزه و تلاشی برای رشد و پیشرفت انجام ندهند» ماتسوشیتا در این کتاب به این نکته اشاره میکند که اتفاقاً وجود نقایص در مدیران و رهبران بسیار لازم است، کارمندان باید بدانند که رهبران و مدیران نیز از جنس خودشان هستند! آنها نیاز دارند تا از فردی الگوبرداری کنند و معمولاً رهبران سازمان خود را به عنوان الگو انتخاب میکنند. ماتسوشیتا در این کتاب به این نکته اشاره می کند که برای رهبری تیم و ایجاد یک سازمان با فرهنگ سازمانی مناسب تنها ویژگی برجسته ای که باید رهبران داشته باشند و یا در واقع شاخص شخصیتی رهبران باشد تعهد به کار است اگر رهبران به کار خود متعهد باشند میتوان از کارمندان انتظار دلسوزی و متعهد بودن به کار داشت. متاسفانه در بسیاری از سبک مدیریت های امروز اینطور دیده می شود که مدیران مسئولیت را به دوش کارمندان میاندازند و تعهد و دلسوزی خود را کمرنگ تر می کند؛ این آفت فرهنگ سازمانی و یا فرهنگ کار تیمی است.
نکته: این مطلب که مدیران و رهبران باید به کار خویش متعهد باشند،بدان معنا نیست که مدیران و رهبران باید خیلی بیشتر از کارکنان درگیر و مشغول کار ها باشند بلکه متعهد بودند از جنس مسئولیت پذیری است و نه از جنس مشغله.
۴- کمتر کار کنید!
یادتان باشد به میزانی که شما زمان آزاد تری برای خود ایجاد کنید فرصت رشد و توسعه بیشتری را به سازمان خود خواهید داد. با استفاده از ماتریس آیزنهاور شما به خوبی می توانید بخشی از فعالیت ها و کارهای خود را تفویض (واگذار) کنید و همچنین بخشی دیگر از کارها را انجام ندهید تا بتوانید به فعالیتهای توسعهای خود بپردازید. همواره به یاد داشته باشید که خلاقیت و نبوغ در ذهن های باز و آرام شکل می گیرد پس تلاش کنید دغدغه کارهای روزمره و کارهای کم اهمیت را از خود دور کنید و به آنها مشغول نباشید تا موفق تر و خوش شانس تر شوید 😉
۵- تصورات خود از آینده را همواره به هم تیمی های تان یادآوری کنید
یکی از ویژگی های اصلی استیو جابز ، رهبر و مدیر بزرگ کمپانی اپل این بود که به صورت روزانه بارها و بارها تصور و تصویر آینده اپل را به کارمندان خود یادآوری می‌کرد همواره با آنها می‌گفت که به چه دلیل داریم این کار را انجام می‌دهیم و باور ما چیست و اعتقاد داریم به کجا خواهیم رسید و می خواهیم کدام قله ها را فتح کنیم. این موضوع بزرگترین نقص مدیریتی موجود در اجرای استراتژی های کلان سازمانی است. طبق تحقیقات، حدود ۸۰ درصد شرکت ها و یا تیم‌هایی که از بین می‌روند و شکست می خورند، دارای بهترین استراتژی هستند!!! اما متاسفانه این استراتژی از سطح مدیریت و رهبران سازمان به سطح عملیاتی القا و یادآوری نمی شود. یادتان باشد برای موفقیت، پایین ترین سطح عملیاتی تیم شما نیز باید بدانند که به کجا خواهیم رفت؟ و چه زمانی به آنجا خواهیم رسید؟ تصویر تیم یا سازمان ما در آینده چگونه است؟ در تکرار این ۳ موضوع به کارمندان و هم‌تیمی‌های خود دریغ نکنید.
۶- به نردبان توجه کنید!
فرض کنید که نردبانی بر روی دیوار تکیه داده شده است. رویکرد یک مدیر اینست که کارمندان به خوبی از روی پله‌های این نردبان بالا بروند. تیم‌های بازسازی و مرمت نردبان ایجاد می کند! محیطی برای استراحت کارمندان ایجاد می کند، تکنیک های مختلف بالا رفتن از پله های نردبان را آموزش میدهد و کارمندان را در چند شیفت تقسیم‌بندی میکنند تا همواره این روند بالا رفتن از پله های نردبان به طور مداوم انجام شود؛ همه این کارها توسط یک مدیر انجام می شود.
اما وظیفه رهبر چیست؟
کاری که رهبر انجام میدهند این است که بررسی می کنند نردبان را بر روی کدام دیوار باید دهیم؟ کدام دیوار محکم است؟ در پشت کدام دیوار منافع و گنجینه ما قرار دارد؟ و کدام دیوار کوتاه تر است و انرژی کمتری برای عبور از آن می طلبد؟
خیلی از اوقات رهبران در جایگاه مدیر قرار می گیرند و کارها را به سبک ذره بینی بازبینی و بررسی میکنند، کارمندان را زیر نظر می گیرند و اختیار و آزادی عمل آنها را می گیرد، در حالیکه خلاقیت کارمندان و انجام کارها و فعالیتهای شایسته توسط هم تیمی ها، در زمانی ایجاد می شود که یک فضای آرام و بدون تنش، توام با اختیار کامل در سازمان و یا تیم وجود داشته باشد. فردی که تحت فشار از جانب مدیران سازمان باشد، هیچگاه خلاقیت خود را بروز نمی دهند و فرصتی برای انجام کارهای شایسته پیدا نمیکند و میلی برای دلسوزی نخواهد داشت. این نکته را هرگز از یاد نبرید.
به شما پیشنهاد می کنیم که این نکات را در مدیریت تیم و یا سازمان خود رعایت کنید و از طرف دیگر به همکاران و هم تیمی های خود آنها را یادآور شوید چراکه آموزش، یکی از عوامل بسیار موثر در انگیزش کارمندان و هم تیمی ها است.
