در این مقاله ۱۰ تا از کاربردی ترین وظایف یک مدیر در مدیریت تیم مجازی که باید آن ها را مد نظر داشته باشد را به شما مطرح می کنم:
- مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم
- کار تیمی و یادآوری تیم بودن
- ایجاد قوانین پایه
- به کار گیری از تکنولوژی درست
- در نظر گرفتن زمان های حضور
- سخت کوشی در مدیریت
- کوتاه کردن وظایف اعضا
- در نظر گرفتن تفاوت های فرهنگی
- ارتباط ارتباط ارتباط
- یافتن و یا ایجاد فرصت برای اجتماعی شدن
مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم
اگر شما تحت عنوان مدیر یک تیم مجازی فعالیت می کنید باید بدانید مشخص بودن و واضح بودن اهداف تیم از دو جهت حائز اهمیت است:
- مهم ترین مسئولیتی که بر عهده ی شماست این است که به سایر اعضای تیم انگیزه ای بدهید تا برای شما کار کنند و مهم ترین انگیزه برای هر فرد هدفمندی است ، و اعضای تیم شما باید بدانند که برای چه باید دستوراتی که شما به آن ها می دهید را عملی کنند و از زیر کار در نروند و از مغز میمونی خود پیروی نکنند.
- خود شما نیز باید بدانید به چه هدفی تیم را تشکیل داده اید و در چه زمانی به چه دست آوردی خواهید رسید (البته قانون مورفی را فراموش نکنید : معمولا نتیجه کمی دیر از انتظار شما بدست می آید) اینگونه گمراه و سر در گم نمی شوید و همینطور می توانید با سایر اعضای تیم با تسلط و تمرکز بیشتری در تعامل باشید.
کار تیمی و یادآوری تیم بودن
از مهم ترین ویژگی های کار شما که مدیر یک تیم مجازی هستید این است که دارید به صورت تیمی فعالیت میکنید پس هیچ گاه این مورد و نکته ی بسیار مهم را از یاد نبرید و همواره آنرا به سایر اعضای تیم یادآوری کنید تا:
- سایر اعضای تیم با خیال راحت و بدون هیچ گونه نگرانی درباره ی نتیجه ی کار ، فعالیت مربوطه خود را با تمرکز انجام دهند.
- هر فرد خود را در برابر سایر اعضای تیم مسئول بداند و بداند اهمال کاری یا عدم فعالیت خود نه تنها به خود فرد بلکه به سایر افراد تیم نیز ضربه می زند و در برابر سرنوشت و آینده سایرین نیز مسئولیت دارد.
- هم چنین هر فرد می داند که هر بخش متخصص خاص خود را دارد و از دخالت در امور مدیریتی شما اجتناب می کند.
- هر فرد می داند که باید با سایرین تعامل داشته باشد و در ارتباط باشد و نمیتواند خصومت شخصی خود را در گیر کار کند.
- هر فرد ناچار به تعامل سازنده و کارگروهی با سایر اعضای تیم شود.
ایجاد قوانین پایه
ایجاد قوانین پایه سه شما کمک می کند تا بتوانید هم با نظم بیشتری تیم خود را مدیریت کنید و هم افراد تیم خود را در قبال انجام ندادن کار یا انجام کار به صورت احسن تنبیه یا تشویق نمایید و هر فرد میزان درآمد و کارش مشخص است.
نکاتی که باید در قوانی پایه در نظر گرفته شود:
- پاداش
- تنبیه در صورت دیر کرد در انجام وظایف یا عدم انجام وظایف
- درصد سود و درآمد هر فرد متناسب با وظیفه
- وظایف کلی هر فرد مانند تبعیت از فردی خاص
- اخلاق تیمی
- فرآیند انجام پروژه
- تاکید بر تعهد پذیری
به کار گیری از تکنولوژی درست
در مدیریت یک تیم مجازی شما قطعا به ابزار هایی برای مدیریت تیم و مدیریت فرآیند ها و ارتباط با سایر اعضای تیم خود نیاز خواهید داشت که باید آنها را شناسایی کرده و در پیشبرد اهداف خود هرچه بهتر از این ابزار ها در تیم استفاده کرد.
پیشنهاد های ما به شما:
- نرم افزار Teamspeak برای ارتباط های کلامی بین اعضا تیم و جلسات گروهی به صورت آنلاین مورد استفاده قرار میگیرد.
- Trello برای مدیریت وظایف تیم و یا سیستم ایرانی مشابه آن تسکولو
- نرم افزار Git برای مدیریت فایل ها بین گروه فنی که میتوان از سرور های شخصی و کلود نرم افزار هایی مثل Bitbucket و یا Gitlab استفاده کرد.
- نرم افزار VisualSVN که کاربرد آن همانند سیستم گیت بوده که از امکانات کمتر و تجربه کاربری راحتری بهره میبرد و به همه دلیل معمولا برای مدیریت فایل ها در سایر بخش های هنری و دیزاین مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزار One note برای مستند سازی و نوشتن مستندات پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزار Edraw max برای طراحی UML ، طراحی وایرفریم و طراحی معماری پروژه و نرم افزار ها مورد استفاده قرار میگیرد.
- نرم افزار XMind برای ترسیم نقشه های ذهنی که یکی از مهترین موارد برای رساندن مفهوم به همه اعضا تیم می باشد مورد استفاده قرار میگیرد.
پیشنهاد میکنم در صورتی که نیاز به اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استفاده از نرم افزارهای فوق دارید مقاله ۶ نرم افزار مدیریت پروژه که کار شما را در مدیریت پروژه آسان میکند را مطالعه فرمایید.
در نظر گرفتن زمان های حضور
یکی دیگر از نکاتی که مدیر یک تیم مجازی باید در نظر بگیرد این است که هر فرد ساعت کاری مفیدی با دیگری دارد.
مثلا یک نفر بهترین تایم کاری اش از صبح ۹ تا ۱۱ صبح است و دیگری ۵ تا ۷ عصر ، و یا اینکه ممکن است هر یک از افراد مشغول به انجام کارهای پاره وقت یا تمام وقت دیگری باشد و به اصطلاح سر کار باشد
پس در نتیجه:
- باید ساعت کاری و حضور افراد در جلسات را به گونه ای تنظیم کند که علاوه بر حضور همه ، بالاترین کارایی و بهره وری را داشته باشد.
- هم چنین در پیگیری انجام وظایف سایر اعضای تیم باید این مقوله را به عنوان یک رکن اساسی مورد توجه قرار داد.
سخت کوشی در مدیریت
اگر شما مدیر یک تیم مجازی هستید در اختصاص دادن کار به اعضای تیم مجازی بسیار دقیق و واضح عمل کنید. همچنین باید تضمین کنید که کار به موقع انجام خواهد شد. و این میسر نیست جز با پیگیری های دقیق و منضبظ شما و تیم شما دقیقا تکثیر رفتار خود شماست و اگر شما یک مدیر پیگیر نباشید و مهم ترین وظیفه ی خود را که مدیریت یک تیم مجازی است به خوبی انجام ندهید نمیتوانید از سایرین توقعی داشته باشید.
خوشحالم که شما یک مدیر موفق تیم مجازی هستید که وقت گذاشتید و این مقاله را می خوانید و آن را اجرایی می کنید
لطفا در برابر وظیفه خود مسئولیت پذیر و متعهد باشید تا تیم شما جدیت و سخت کوشی را از شما بیاموزد
کوتاه کردن وظایف اعضا
کوتاه کردن در اینجا به معنی کم کردن و تقلیل دادن وظایف اعضا نیست بلکه بدین معنی است که یک مدیر تیم مجازی باید متناسب با هدف اولیه که گفته شد ، وظایف اعضا را به قسمت های کوچک تر و واحد های تقسیم پذیر تقسیم کرده و به آن ها محول کند زیرا در غیر این صورت ممکن هست که وظایف تعیین شده به موقع انجام نشود و شما هیچ دیدگاهی نخوهید داشت و در صورتی که این وظایف به زمان های کوتاه مدت تقسیم شود شما میتونید در صورت انجام نشدن وظیفه ای آن را مدیریت کرده و یا به کس دیگر واگذار کنید.
مثلا برای یک هدف ۶ ماهه باید ابتدا باید آنرا به وظایف فصلی، وظایف فصلی را به وظایف ماهیانه و وظایف ماهیانه را به وظایف هفتگی تقسیم کرد.
با این کار:
- اعضای تیم شما دقیقا می دانند باید چکاری را تا چه زمانی انجام دهند.
- خود شما نیز می دانید در چه زمانی ، در کدام قسمت از مسیر دست یابی به اهداف خود هستید.
- اعضای تیم شما تمرکز بالاتری پیدا می کنند.
- شما راحت تر میتوانید آنها را پیگیری کنید.
پس لطفا حتما این نکته مهم را مد نظر قرار دهید.
در نظر گرفتن تفاوت های فرهنگی
در اینجا نیز برای مدیر تیم مجازی خود باید در نظر داشته باشد که ممکن است افراد از شهر های مختلف کشور با فرهنگ های مختلف باشند پس لطفا برای پیشگیری از ایجاد هرگونه دلخوری و سوء تفاهم حتما این نکته را در نظر داشته باشید.
البته یک مدیر موفق نه تنها از ایجاد اختلاف به دلیل اختلافات فرهنگی اجتناب می کند بلکه از این اختلافات به نحو احسن و در راستای موفقیت و افزایش بازده کاری خود استفاده می کند.
ارتباط ، ارتباط ، ارتباط
ارتباط ارتباط ارتباط و باز هم ارتباط
در این نکته ما اصرار داریم تا لطفا ارتباط سایر اعضای تیم با یک دیگر را ایجاد کنید و تا می توانید نقش خود را در این سیستم کمرنگ کنید و بستری مناسب ایجاد کنید تا اعضای تیم بدون حضور شما نیز بتوانند با یکدیگر تعامل و همکاری داشته و کارها را جلو ببرند و همچنین باید بستری برای ایجاد همدلی و همراهی سایر اعضای تیم با یکدیگر به وجود آورید تا تیم شما یک تیم حرفه ای و دلسوز باشد.
به عنوان مدیر یک تیم مجازی باید توانایی ایجاد ارتباط بسیار بالایی داشته باشید، زیرا اگر افراد به میزان لازم توجه دریافت نکنند دچار انزوا میشوند. ایجاد ارتباط در تیم های حضوری و معمولی نیز دشوار بوده ، بنابر این شما به عنوان مدیر باید ارتباطات تیم خودتون رو بسیار گسترده کنید.
یافتن و یا ایجاد فرصت برای اجتماعی شدن
یک مدیر موفق منتظر فرصت ها نمی ماند بلکه آن ها را خلق میکند.
یکی از مهم ترین فرصت هایی که یک مدیر موفق تیم مجازی آن را خلق می کند فرصت های اجتماعی برای حضور اعضا و تجمع اعضا و آشنایی بیشتر آنان است تا هم ارتباطات اعضا بیشتر و گشترده تر شود و هم تشویق و انگیزه ای باشد برای تیم تا با قدرت بیشتر به سمت هدف حرکت کنند در تیم های مجازی چون معمولا اعضا تیم فرصت های یکسانی برار ارتباط با یکدیگر ندارند مهم است که یک مدیر فرصت هایی را فرآهم آورد که از طریق آن اعضا بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند به عنوان مثال حضور در رویداد ها به صورت تیمی ، حضور در جشنواره ها و نمایشگاه ها
نتیجه گیری
اگر شما میخواهید یک مدیر موفق در مدیریت تیم مجازی خود باشید باید ابتدا تیم خود را درک کنین و متناسب با اخلاقیات و رفتار ها و ویژگی های هر فرد با او رفتار کنید، هماهنگی ها را به صورتی انجام دهید که بالاترین راندمان کاری را داشته باشی هرگز فراموش نکنید و اجازه ندهید تیم شما فراموش کند که شما یک تیم هستید و از هر فرصتی برای ایجاد همدلی استفاده کنید.
یکی برای همه و همه برای یکی
برای آنکه تیم شما تیمی مسئولیت پذیر باشد خود باید بیشترین مسئولیت پذیری ممکن را داشته باشید و به اصول اجرایی در تیم خود بیش از سایرین عامل و پایبند باشید.
